Krok 1: Opracuj koncepcję konferencji
Każda konferencja jest inna i wymaga zastanowienia się nad jej koncepcją. Podstawowe pytania, na jakie powinieneś sobie odpowiedzieć jako organizator to:
Jaki jest cel konferencji?
Powód zorganizowania konferencji powinien być interesujący dla jej uczestników. Twoje wydarzenie może mieć charakter naukowy, skupiać się na nowych technologiach lub rozwijać relacje biznesowe. Określ cel konferencji, a ułatwi to dobór prelegentów i miejsca spotkania.
Kto pojawi się na konferencji?
Profil gości biorących udział w Twoim wydarzeniu, nie może być przypadkowy. Zastanów się, na kogo obecności Ci zależy, jakich gości chcesz przyciągnąć i ilu ich będzie.
Jaki jest budżet konferencji?
Koszty wydarzenia nie pozostają bez znaczenia. Od tego, jakim budżetem dysponujesz, zależy złożoność całego przedsięwzięcia. Nie zapomnij też o określeniu kwoty na nieprzewidziane wydatki.
Krok 2: Stwórz plan konferencji
Bez dobrego planu konferencyjny event nie ma szansy na powodzenie. Plan powinien uwzględniać jak najwięcej szczegółów. Spróbuj też przewidzieć niespodziewane sytuacje, które mogą pojawić się podczas organizacji wydarzenia oraz podczas trwania konferencji. Pozwoli to na opracowanie scenariusza radzenia sobie z trudnościami. Określ ramy czasowe swoich działań i wyznacz ostateczne terminy poszczególnych etapów pracy dla siebie i swoich współpracowników.
Przed konferencją zaplanuj druk materiałów informacyjnych i wysyłkę zaproszeń. Również na tym etapie bardzo ważne są koszty. Jeszcze raz przyjrzyj się budżetowi. To dobry moment, by podjąć ostateczną decyzję, ile pieniędzy przeznaczyć na organizację konferencji.
Podczas przygotowywania spotkania będziesz rozmawiać i kontaktować się z wieloma osobami. Przygotuj listę numerów telefonu i maili do osób zaangażowanych w konferencję.
Krok 3: Wybierz miejsce
Na sukces konferencji ma wpływ wiele czynników. Kluczowym jest jednak miejsce, gdzie odbędzie się wydarzenie. Dogodna lokalizacja w ciekawym otoczeniu, bogata infrastruktura i nowoczesne wyposażenie sal konferencyjnych to przepis na sukces. Zwróć uwagę również na dojazd i wystarczającą liczbę miejsc parkingowych.
Jeżeli interesuje Cię organizacja konferencji w hotelu, zapoznaj się z ofertą Doliny Charlotty. Miejsce to położone jest w niedalekiej odległości od morza, pomiędzy Ustką a Słupskiem. Obiekt dysponuje dużą i małą salą konferencyjną z pełnym wyposażeniem multimedialnym. Dolina Charlotty ma dla organizatorów konferencji kompleksowy pakiet usług. Poza standardową ofertą wydarzeń branżowych istnieje możliwość zorganizowania również atrakcji dodatkowych, np. koncertu. Konferencja w Dolinie Charlotty to idealne miejsce do wymiany wiedzy i kształtowania relacji biznesowych.
Krok 4: Prześledź całą imprezę
Główne punkty Twojego planu konferencji są już określone? Wiesz, gdzie odbędzie się konferencja i kto na nią przybędzie? Czas przejść do szczegółów. Jeżeli skorzystasz z usług doświadczonego obiektu, takiego jak Dolina Charlotty, możesz liczyć na kompleksową pomoc. Obejmie ona nie tylko przygotowanie sal konferencyjnych, noclegów i smakowitej kuchni, ale także możliwość organizacji dodatkowych atrakcji. Dzięki takim bonusom Twoje wydarzenie będzie miało niepowtarzalny charakter. Powierzając imprezę sprawdzonemu teamowi, zyskasz spokój i dodatkowy czas. Dolina Charlotty ma duże doświadczenie i wie, jak zorganizować konferencję.
Kiedy już wszystko zostanie ustalone, jeszcze raz prześledź plan całej imprezy. Upewnij się, że o niczym nie zapomniałeś i wiesz, za co odpowiadają poszczególne osoby. Dobrym pomysłem jest również zaplanowanie próby generalnej przed konferencją.
Krok 5: Zbierz opinię
Czy Twoja konferencja okazała się sukcesem? Zapytaj o to uczestników. Ich opinia to doskonałe źródło informacji. Dowiesz się, co warto poprawić, by w przyszłości organizować coraz lepsze eventy. Uczestników konferencji o opinię możesz zapytać bezpośrednio po konferencji za pomocą ankiety lub skontaktować się z nimi telefonicznie kilka dni po wydarzeniu. O co warto zapytać? Ważna jest ocena części merytorycznej i wystąpień prelegentów. Nie bez znaczenia pozostają też pytania o miejsce konferencji, dojazd i serwowaną kuchnię.
Teraz już wiesz, że organizacja konferencji krok po kroku to wyzwanie. Z dobrym planem i zaangażowanymi ludźmi uda Ci się przygotować ją na najwyższym poziomie. Pamiętaj tylko o dobrym przygotowaniu!
